DIREKTORAT BIKEMAS DAN PENGENTASAN ANAK

click to open

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Reformasi Birokrasi yang telah bergulir sejak tahun 2010 telah menjadi titik awal bagi sejumlah instansi pemerintah di tanah air untuk melaksanakan tata pemerintahan yang baik (Good Governance), tidak terkecuali juga di jajaran Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia khususnya pada Direktorat Jenderal Pemasyarakatan. Direktorat Bimbingan Kemasyarakatan dan Pengentasan Anak sebagai Direktorat yang membawahi Bapas, tak kalah gigih untuk mewujudkan Bapas yang baik dan Sumber Daya Manusia (SDM) Bapas yang memiliki kompetensi serta profesionalitas yang tinggi. Pembimbing Kemasyarakatan (PK) yang merupakan salah satu unsur SDM Bapas merupakan ujung tombak program pembimbingan, sehingga dituntut untuk memiliki kemampuan lebih dalam melaksanakan tugas pembimbingan. Salah satu upaya yang dilakukan oleh Direktorat Bimbingan Kemasyarakatan dan Pengentasan Anak untuk mencapai tujuan tersebut adalah dengan menyusun Modul bagi PK.

B. DISKRIPSI SINGKAT

Modul ini memberikan penjelasan kepada Saudara mengenai prosedur dan mekanisme Pelaksanaan Tugas Pembimbing Kemasyarakatan(PK) menurut Undang-undang No. 12 Tahun 1995 tentang Pemasyarakatan, Undang-undang No. 3 Tahun 1997, Undang-undang Nomor 11 tahun 2012 tentang Sistem Peradilan Pidana Anak serta peraturan perundang-undangan lainnya. Dalam modul ini cakupan tugas PK yang diuraikan meliputi Penelitian Kemasyarakatan, Pembimbingan, Pendampingan, Pengawasan, dan Pelaksanaan Sidang Tim Pengamat Pemasyarakatan (TPP).

C. KOMPETENSI UMUM

Setelah mempelajari modul ini, Saudara akan dapat menjelaskan tentang Prosedur dan Mekanisme Pelaksanaan Tugas Pembimbing Kemasyarakatan.

D. KOMPETENSI KHUSUS

Setelah mempelajari modul ini Saudara dapat menjelaskan :

  1. Menjelaskan gambaran umum Prosedur dan Mekanisme Pelaksanaan Tugas Pembimbing Kemasyarakatan;
  2. Menjelaskan Prosedur dan Mekanisme Pelaksanaan Tugas Pembimbing Kemasyarakatan; dan
  3. Menjelaskan kegiatan Pencatatan, Pelaporan dan Pengarsipan.

E. MANFAAT MEMPELAJARI MODUL

Manfaat mempelajari modul ini adalah dapat meningkatkan wawasan Saudara tentang Prosedur dan Mekanisme Pelaksanaan Tugas Pembimbing Kemasyarakatan, sehingga dapat meningkatkan kompetensi dalam melaksanakan tugas-tugas sebagai seorang Pembimbingan Kemasyarakatan.

F. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Modul online ini merupakan uraian singkat (intisari) dari modul versi cetak yang merupakan modul utuh, untuk mempelajari secara keseluruhan tentang prosedur dan mekanisme pelaksanaan tugas PK, Saudara tetap harus mempelajari modul versi cetak. Modul online ini dapat Saudara pelajari baik sebelum maupun setelah modul versi cetak (modul utuh).

BAB II
GAMBARAN UMUM
PROSEDUR DAN MEKANISME
PELAKSANAAN TUGAS PEMBIMBING KEMASYARAKATAN

1. Pengertian Prosedur dan Mekanisme

  • Muhammad Ali (2000 : 325) menjelaskan: "Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan", kemudian Poerwadarmita (2003:757) mendefinisikan: "Mekanisme adalah seluk beluk atau cara kerja suatu alat (perkakas) dan sebagainya. Secara umum mekanisme adalah mengetahui bagimana cara menggunakan suatu alat sehingga kita tahu sampai dimana kemampuan suatu alat tersebut bekerja".
  • Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Prosedur adalah tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas atau metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah. Sedangkan Mekanisme didefinisikan sebagai cara kerja suatu organisasi, perkumpulan dan sebagainya. Dengan demikian Prosedur dan Mekanisme dapaat diartikan sebagai tahapan dan cara kerja yang sistematis dari suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi itu sendiri secara maksimal.

2. Pengertian Pembimbingan, Unsur-unsur Pembimbingan dan Tujuan Pembimbingan

  • Pengertian bimbingan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah petunjuk (penjelasan) cara mengerjakan sesuatu; tuntunan; pimpinan. Sedangkan Peraturan Pemerintah Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pembinaan dan Pembimbingan WBP menyatakan: "Pembimbingan adalah pemberian tuntunan untuk meningkatkan kualitas ketaqwaan terhadap tuhan Yang Maha Esa, intelektual, sikap, dan perilaku, profesional, kesehatan jasmani dan rohani Klien Pemasyarakatan".
  • Unsur-unsur Pembimbingan teridiri dari Pembimbing Kemasyarakatan (PK) Bapas, Klien Pemasyarakatan, Keluarga Klien, Penjamin, Masyarakat, Pemerintah setempat dan pihak lainnya (LSM, Badan Sosial, dsb).
  • Tujuan pembimbingan menurut Sumarsono A. Karim dalam bukunya pembimbingandan penyuluhan (2007:11), antara lain :
    1. WBP / klien pemasyarakatan dapat mengenal / memahami kepribadiannya dan lingkungan di mana ia berada (di dalam LP / Luar LP / keluarga dan lingkungan masyarakat);
    2. WBP / klien pemasyarakatan dapat menerima keadaan dirinya dan lingkungan secara positif dan dinamis;
    3. Klien mampu mandiri dalam mengambil keputusan;
    4. Pengarahan diri WBP / klien pemasyarakatan; dan
    5. Perwujudan diri WBP / klien pemasyarakatan;

BAB III
PROSEDUR DAN MEKANISME PELAKSANAAN TUGAS PK

1. Prosedur dan Mekanisme Litmas

Sebelum saudara mempelajari tentang prosedur dan mekanisme Penelitian kemasyarakatan (Litmas), terlebih dahulu saudara harus mengetahui tentang apa yang dimaksud dengan penelitian kemasyarakatan. Penelitian Kemasyarakatan adalah kegiatan penelitian untuk mengetahui latar belakang kehidupan warga binaan pemasyarakatan yang dilaksanakan oleh Balai Pemasyarakatan (PP 31 Tahun 1999: Pasal 1 angka 3).

Setelah mengetahui pengertian penelitian kemasyarakatan, saudara juga harus mengetahui jenis-jenis penelitian kemasyarakatan.

Sumarsono A. Karim (2011: 13,16) membahas litmas dalam dua bagian utama yakni Litmas Peradilan (Pre Sentences Investigation Report) dan Litmas Pembinaan (Post Sentences Investigation Report). Sedangkan Berdasarkan tujuan dibuatnya penelitian kemasyarakatan, jenis-jenis Litmas dapat kita temukan dalam Petunjuk Pelaksanaan Menteri Kehakiman RI Nomor: E-39.PR.05.03 Tahun 1987, yakni sebagai berikut:

  1. Model L.1, laporan penelitian kemasyarakatan untuk sidang pengadilan negeri;
  2. Model L.2, laporan penelitian kemasyarakatan untuk bimbingan Bapas lain;
  3. Model L.3, laporan penelitian kemasyarakatan untuk bimbingan dalam Lembaga Pemasyarakatan;
  4. Model L.4, laporan penelitian kemasyarakatan untuk calon anak asuh;
  5. Model L.5, laporan penelitian kemasyarakatan untuk orang tua atau wali dari calon anak asuh;
  6. Model L.6, laporan penelitian kemasyarakatan untuk calon keluarga asuh;
  7. Model L.7, laporan penelitian kemasyarakatan untuk calon pengasuh oleh Bapas;
  8. Model L.8, laporan penelitian kemasyarakatan untuk instansi lain.

Secara umum isi dari laporan penelitian kemasyarakatan terdiri dari data individu dan data keluarga klien yang bersangkutan serta kesimpulan atau pendapat dari pembimbing kemasyarakatan (Gatot Supramono, 2005:68), namun untuk mengetahui lebih mendalam, format dan isi dari penelitian kemasyarakatan selengkapnya dapat saudara pelajari dalam Buku VII Bidang Pembimbingan.

Penelitian kemasyarakatan (Litmas) untuk sidang pengadilan anak adalah Litmas yang dimintakan oleh aparat penegak hukum lainnya (Polisi, Jaksa, Hakim), dalam Undang-undang Sistem Peradilan Pidana Anak, Litmas menjadi bagian dalam setiap tahapan proses baik Diversi maupun pidana formal.

Litmas untuk bahan pembinaan berupa penelitian tentang perkembangan warga binaan pemasyarakatan (WBP) selama berada di dalam Lapas / Rutan, termasuk di dalamnya pembinaan apa saja yang telah diterima oleh WBP, sikap dan kepatuhan WBP terhadap peraturan di dalam Lapas / Rutan, keterampilan / pelatihan apa yang telah didapatkan oleh WBP, relasi sosial WBP dengan sesama WBP lainnya, serta relasi WBP dengan keluarganya.

Prosedur dan mekanisme Penelitian Kemasyarakatan yang ditempuh oleh Pembimbing kemasyarakatan sebagai berikut:

  1. Pencatatan (registrasi) permintaan Litmas
  2. Pengumpulan data dengan cara mengunjungi rumah dan tempat-tempat lain yang berhubungan dengan permasalahan klien. Untuk memperoleh data tersebut, pembimbing kemasyarakatan mempergunakan tehnik-tehnik sebagai berikut: pengamatan, wawancara, psikotes, mempelajari dokumen-dokumen yang berhubungan dengan permasalahan dan tehnik-tehnik lainnya.
  3. Pengolahan Data, setelah memperoleh data-data yang lengkap, pembimbing kemasyarakatan menganalisa dan menyimpulkan serta memberikan pertimbangan atau saran sehubungan dengan permasalahannya yang selanjutnya dituangkan dalam Konsep laporan peneltian kemasyarakatan.
  4. Sidang TPP, konsep litmas yang telah dibuat kemudian dibahas dalam forum sidang Tim Pengamat Pemasyarakatan untuk mendapatkan tanggapan dari peserta sidang serta menentukan saran dan pertimbangan dari Litmas
  5. Perbaikan dan Penggandaan Litmas, Penandatanganan serta pengiriman Litmas

Berikut ini skema yang menggambarkan tentang prosedur dan mekanisme penelitian kemasyarakatan:

Prosedur pelayanan penelitian kemasyarakatan (Litmas)
Sumber: Buku Pedoman Pelayanan Penelitian Kemasyarakatan, Pembimbingan, Pengawasan dan Pendampingan, Bapas Jakarta Pusat Tahun 2009

2. Prosedur dan Mekanisme Pendampingan

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia pendampingan adalah perbuatan mendampingi atau mendampingkan. Dalam konteks pelaksanaan tugas PK, pendampingan dapat diartikan sebagai peran pembimbing kemasyarakatan untuk mendampingi klien dalam mengahadapi permasalahan yang hadapi, klien yang dimaksud disini termasuk di dalamnya adalah klien pemasyaraktan serta anak berkonflik dengan hukum sejak penyidikan hingga pembimbingan.

Wajib saudara ketahui sebagai seorang pembimbing kemasyarakatan (PK) bahwa kehadiaran PK dalam sidang anak bersifat wajib, artinya tanpa kehadiran PK putusan sidang anak batal demi hukum tentang hal ini dapat saudara pelajari dalam UU SPPA Khususnya pada pasal 55 dan pasal 60. Di samping itu, Jauh sebelum proses persidangan, PK juga wajib mendampingi anak sejak anak diadukan / dilaporkan melakukan tindak pidana, khususnya untuk tujuan Diversi.

Lebih lanjut mengenai peran PK dalam pendampingan, khususnya dalam penerapan keadilan restoratif selain disebutkan dalam UUSPPA yang pemberlakuannya masih dua tahun dari tanggal diundangkan, juga dapat Saudara pelajari dalam Peraturan Menteri Negara Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak Nomor 15 tahun 2010 tentang Pedoman Penanganan anak yang Berhadapan Dengan Hukum.

Prosedur dan mekanisme pendampingan anak dalam sidang anak secara singkat adalah sebagai berikut:

  1. Permintaan pendampingan anak dari Kejaksaan atau Pengadilan;
  2. Pencatatan permintaan sidang;
  3. PK mempelajari kembali Litmas anak yang bersangkutan;
  4. PK menghadiri persidangan dan menjalankan perannya di persidangan; dan
  5. PK membuat laporan hasil sidang.

Berikut ini skema prosedur dan mekanisme pendampingan dalam sidang pengadilan anak:

Proses pendampingan ABH dalam sidang pengadilan anak
Sumber: Prosedur Tetap Pelaksanaan Tugas Pemasyarakatan, Ditjenpas 2003

Selain melakukan pendampingan terhadap anak berkonflik dengan hukum, PK juga melakukan pendampingan terhadap klien pemasyarakatan, pendampingan tersebut terintegrasi bersama dalam bentuk pembimbingan. PK juga melakukan pendampingan khusus bagi klien pemasyarakatan dalam kategori risiko tinggi HIV-AIDS khususnya bagi klien pemasyarakatan dengan latarbelakang tindak pidana narkotika atau klien pemasyarakatan yang memiliki gejala penyakit khusus yang dapat merujuk bahwa klien mengidap HIV-AIDS.

Untuk pembahasan mengenai pendampingan di luar pendampingan sidang anak, Saudara dapat mempelajarinya pada modul IV tentang Manajemen Kasus dan Modul V tentang Diversi.

3. Prosedur dan Mekanisme Sidang TPP

Seperti telah Saudara ketahui pada uraian-uraian sebelumnya, bahwa dalam menjalankan tugasnya PK tidak bekerja sendiri, misalnya dalam menentukan saran Litmas PK terlebih dahulu mendiskusikan konsep litmas dalam forum sidang TPP, anggota tim pengamat pemasyarakatan adalah para PK Bapas dan Kasubsi Bimbingan Klien Dewasa (BKD) serta Kasubsi Bimbingan Klien Anak (BKA).

Sidang TPP Bapas adalah sidang yang dilaksanakan oleh tim pengamat pemasyarakatan untuk membahas hasil penelitian kemasyarakatan (Litmas), serta untuk menentukan program pembimbingan klien pemasyarakatan di setiap tahapan pembimbingan.

Selain itu, Bapas juga mengikuti sidang TPP yang diadakan di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM (TPP Kanwil) dan di Lapas / Rutan (TPP Lapas / Rutan) yang dilaksanakan untuk menentukan program pembinaan WBP baik untuk pembinaan dalam lembaga maupun pembinaan luar lembaga seperti untuk persetujuan usulan PB, CB, CMB dan asimilasi.

Prosedur dan mekanisme sidang TPP adalah sebagai berikut:

  1. membuat daftar nama-nama klien yang akan disidangkan;
  2. membuat undangan sidang TPP;
  3. Pekasanaan sidang TPP:
    1. Pembukaan oleh ketua sidang TPP;
    2. Pembacaan pembahasan sidang oleh sekretaris TPP;
    3. Presentasi hasil penelitian Kemasyarakatan oleh masing-masing PK;
    4. Pendapat dari peserta sidang;
    5. Putusan sidang dan rekomendasi hasil sidang.
  4. Pembuatan berita acara hasil sidang TPP.

Pelajarilah bagan proses sidang TPP sebagaimana terdapat pada gambar di bawah ini

Proses Sidang TPP bapas
Sumber: Prosedur Tetap Pelaksanaan Tugas Pemasyarakatan, Ditjenpas 2003

4. Prosedur dan Mekanisme Pembimbingan

Setelah saudara mempelajari uraian diatas berikutnya saudara harus dapat memahami bahwa sesungguhnya keseluruhan tugas pembimbing kemasyarakatan adalah bentuk terpadu dari suatu kegiatan pembimbingan dalam system pemasyarakatan. Pembimbingan adalah pemberian tuntunan untuk meningkatkan kualitas ketaqwaan terhadap tuhan Yang Maha Esa, intelektual, sikap, dan perilaku, profesional, kesehatan jasmani dan rohani Klien Pemasyarakatan. (PP 31 Tahun 1999 tentang Pembinaan dan Pembimbingan WBP).

Prosedur dan mekanisme pembimbingan terdiri atas tiga tahap yakni tahap awal, tahap lanjutan dan tahap akhir. Tahapan pembimbingan yang dilaksanakan menggunakan pembagian masa bimbingan sebagai berikut ini:

  1. Tahap awal

    Pembimbingan tahap awal dimulai sejak yang bersangkutan berstatus sebagai Klien sampai dengan ¼ (satu perempat), prosedur dan mekanisme pembimingan tahap awal adalah sebagai berikut:

    1. Penelitian kemasyarakatan.
    2. Menyusun rencana program bimbingan.
    3. Pelaksanaan program bimbingan guna mempersiapkan anak untuk mengikuti program diversi di luar Lapas.
    4. Penilaian pelaksanaan program tahap awal dan penyusunan rencana bimbingan tahap lanjutan.
  2. Tahap lanjutan

    Pembimbingan tahap lanjutan dilaksanakan sejak berakhirnya bimbingan tahap awal sampai dengan ¾ (tiga perempat) masa pembimbingan, prosedur dan mekanisme pembimingan tahap lanjutan adalah sebagai berikut

    1. Pelaksanaan program bimbingan.
    2. Penilaian pelaksanaan program tahap lanjutan dan penyusunan rencana bimbingan tahap akhir.
  1. Tahap akhir

    Pembimbingan tahap lanjutan dilaksanakan sejak berakhir bimbingan tahap lanjutan sampai dengan berakhirnya masa pembimbingan, prosedur dan mekanisme pembimingan tahap akhir adalah sebagai berikut

    1. Pelaksanaan program bimbingan.
    2. Meneliti dan menilai keseluruhan hasil pelaksanaan program bimbingan.
    3. Mempersiapkan klien mengakhiri masa bimbingan tambahan (after care).

Adapun Jenis bimbingan yang diberikan kepada klien meliputi: Pendidikan agama, pendidikan budi pekerti, bimbingan dan penyuluhan perorangan maupun kelompok, pendidikan formal, kepramukaan, pendidikan ketrampilan kerja, pendidikan kesejahteraan keluarga, psikoterapi, kepustakaan, psikiatri, terapi, dan berbagai usaha penyembuhan klien.

5. Prosedur dan Mekanisme Pengawasan

Merujuk pada Kamus Besar bahasa Indonesia, Pengawasan memiliki arti penilikan dan penjagaan. Pengertian Pengawasan disebutkan Dalam Pasal 1 angka 5 Peraturan Menteri Hukum dan HAM No. M.2.PK.04-10 TAHUN 2007 tentang syarat dan tata cara pelaksanaan asimilasi, PB, CMB dan CB, yakni Pengawasan adalah langkah atau kegiatan yang berfungsi untuk mencegah terjadinya penyimpangan pelaksanaan Asimilasi, Pembebasan Bersyarat, Cuti Menjelang Bebas, dan Cuti Bersyarat termasuk di dalamnya kegiatan evaluasi dan pelaporan.

Pengawasan sebagai mana dimaksud di atas dilaksanakan dengan dua cara yakni dengan mekanisme wajib lapor, dan dan kunjungan ke rumah klien / penjamin klien (home visit).

Hasil dari pengawasan digunakan untuk mengevaluasi program pembimbingan, hasil pengawasan dapat juga berupa pemberian teguran baik lisan maupun tulisan kepada klien dalam bentuk surat peringatan pengcabutan PB / CB / CMB, surat panggilan wajib lapor, dan surat panggilan penjamin klien.

Prosedur dan mekanisme pengawasan klien melalui wajib lapor adalah sebagai berikut:

  1. Klien datang dan mengisi buku piket di petugas pike
  2. Klien menemui Petugas PK
  3. Klien melaksanakan kegiatan bimbingan konseling dengan PK
  4. PK membuat laporan

Prosedur dan mekanisme pengawasan klien melalui kunjungan rumah (home Visit) adalah sebagai berikut:

  1. Petugas PK memeriksa dan menyiapkan berkas klien
  2. Petugas PK dengan surat tugas dari Kabapas melakukan kunjungan ke rumah klien / penjamin / pemerintah setempat
  3. PK memberikan bimbingan konseling kepada klien dirumahnya
  4. PK menemui pemerintah setempat untuk mengetahui perkembangan perilaku klien di masyarakat
  5. PK menemui perwakilan warga setempat unutk mengetahui perilaku dan perkembangan klien sehari-hari

Pencabutan Asimilasi, Pembebasan Bersyarat, Cuti Menjelang Bebas atau Cuti Bersyarat dapat dicabut apabila Klien Pemayarakatan melakukan pelanggaran-pelanggaran diantaranya:

  1. mengulangi tindak pidana;
  2. menimbulkan keresahan dalam masyarakat; dan/atau
  3. melanggar ketentuan mengenai pelaksanaan Asimilasi, Pembebasan Bersyarat, Cuti Menjelang Bebas atau Cuti Bersyarat.

Sebagai tambahan pengetahauan, patut Saudara ketahui bahwa Pencabutan Pembebasan Bersyarat, Cuti Menjelang Bebas atau Cuti Bersyarat tidak dapat dilakukan atas permintaan Klien Pemasyarakatan yang bersangkutan atau kuasa hukumnya.

Pencabutan Asimilasi dilakukan oleh Kepala LAPAS atau Kepala RUTAN, Pencabutan Pembebasan Bersyarat dilakukan oleh Direktur Jenderal Pemasyarakatan atas usul Kepala BAPAS melalui Kepala Kantor Wilayah, Pencabutan Cuti Menjelang Bebas atau Cuti Bersyarat dilakukan oleh Kepala Kantor Wilayah setempat berdasarkan usul Kepala BAPAS.

Prosedur dan mekanisme pencabutan Asimilasi, PB, CB dan CMB dapat saudara pelajari selengkapnya dalam Permen Hukum dan HAM No. M.2.PK.04-10 TAHUN 2007 tentang syarat dan tata cara pelaksanaan asimilasi, PB, CMB dan CB.

BAB IV
PENCATATAN, PELAPORAN DAN PENGARSIPAN

1. Definisi Pencatatan, Pelaporan, dan Pengarsipan

  1. Definisi Pencatatan

    Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Pencatatan adalah proses, cara, perbuatan mencatat. Dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas Pembimbing Kemasyarakatan, Pencatatan dapat diartikan sebagai proses pembuatan dokumentasi atas segala kegiatan yang telah dilaksanakan dalam kaitannya dengan usaha pembinaan terhadap Klien Pemasyarakatan.

    Dalam pelaksanaan pencatatan, terdapat hal-hal yang perlu dicatat oleh PK. Pencatatan tersebut harus mencakup hal-hal sebagai berikut :

    1. Langkah awal dalam persiapan pelaksanaan kegiatan
    2. Pelaksanaan Kegiatan
    1. Perkembangan pelaksanaan bimbingan yang dilengkapi dengan hambatan-hambatan yang dihadapi, baik yang bersifat administratif maupun teknis serta langkah yang telah, sedang dan akan di tempuh untuk mengatasinya
      Partisipasi sosial masyarakat dalam rangka usaha rehabilitasi sosial terhadap ex klien pemasyarakatan/ex napi/ex terhukum dan klien Pemasyarakatan
  1. Definisi Pelaporan

    Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Pencatatan adalah proses, cara, perbuatan melaporkan. Pelaporan ini dimaksudkan sebagai salah satu bentuk sarana/wadah yang mencakup hasil evaluasi/supervisi yang telah dan sedang dilaksanakan oleh Pembimbing Kemasyarakatan terhadap para klien dan sekaligus sebagai pertanggungan jawab Pembimbing Kemasyarakatan terhadap pelaksanaan tugas yang dibebankan kepadanya. Pelaporan tersebut dapat pula dimanfaatkan sebagai umpan balik untuk penyempurnaan perencanaan program atau kegiatan di masa mendatang.

    Laporan-laporan yang perlu dibuat antaralain adalah laporan penerimaan laporan bulanan dan laporan pengakhiran yang merupakan ringkasan hasil kegiatan pembinaan oleh Pembimbing Kemasyarakatan

  1. Definisi Pengarsipan

    Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Pengarsipan adalah proses, cara, perbuatan mengarsipan. Dalam hal pelaksanaan tugas PK, Pengarsipan/pemberkasan adalah suatu sistem penyimpanan catatan dan laporan serta surat-surat lain yang berhubungan dengan kepentingan klien. Penyimpanan surat ini harus sesuai dengan tahap pemberian pelaksanakan bantuan terhadap klien.

2. Mekanisme Pencatatan dan Pelaporan

Mekanisme di sini adalah tata cara mencatat dan melaporkan kegiatan yang dilaksanakan oleh Pembimbing Kemasyarakatan dengan menggunakan formulir pencatatan dan pelaporan sesuai dengan jenis kegiatan yang dilaksanakan.

Dalam melaksanakan pelayanannya, pejabat Pembimbing Kemasyarakatan dituntut memiliki bukti fisik yang akan dijadikan dasar pertanggungjawaban dan bukti otentik pelaksanaan tugas-tugas keseharian. PK Pembimbing Kemasyarakatan perlu memperhatikan serta melakukan hal-hal sebagai berikut :

  1. Menerima atau mengurus surat penugasan dari pejabat yang berwenang memberi tugas.
  2. Menyiapkan formulir pencatatan dan pelaporan yang sesuai dengan jenis tugas yang dilaksanakannya.
  3. Setelah melaksanakan kegiatan, segera mengisi formulir tersebut sesuai dengan peruntukannya.
  1. Melaporkan pelaksanaan kegiatan tersebut serta meminta pengesahan bukti fisik kepada pimpinan/pejabat yang berwenang.
  2. Mendokumentasikan setiap kegiatan tersebut untuk dijadikan bahan evaluasi dan sebagai bentuk pertanggung jawaban tertulis.

3. Formulir Pencatatan dan Pelaporan

Formulir pencatatan dan pelaporan bagi Pembimbing Kemasyarakatan terdiri atas buku-buku register, kartu-kartu bimbingan, dan laporan-laporan. Buku Register adalah buku yang digunakan untuk mencatat data-data klien yang diserahterimakan ke Balai Pemasyarakatan baik yang berasal dari Lapas/ Rutan/ Bapas lain dan Kejaksaan. Buku register ini terdiri dari berbagai macam register sesuai dengan jenis-jenis klien pemasyarakatan yang didaftar, diantaranya : Buku Register Litmas Sidang Anak, Buku Buku Register Lepas Bersyarat. Kegunaan buku ini adalah untuk mengetahui dan mencatat data-data klien pemasyarakatan, saat ini untuk mempermudah mengetahui data-data klien, data-data yang tercatat di dalam buku register disalin ulang ke bentuk data komputer sehingga mempermudah akses terhadap data-data tersebut untuk membuat laporan seperti laporan perkembangan bimbingan.

Formulir kegiatan tersebut bersifat fleksibel dalam arti dapat dikembangkan oleh lembaga maupun para pejabat Pembimbing Kemasyarakatan sesuai dengan kebutuhan pelayanan dan laporan maupuan untuk kepentingan pengembangan program di masa datang.

Dalam Buku VII tentang Bimbingan model-model formulir laporan dan adalah sebagai berikut :

  1. Model Buku Daftar Klien Pemasyarakatan.
    1. Buku Daftar I = Anak Kembali Kepada Orang Tua/Wali.
    2. Buku Daftar II a = Pidana Bersyarat Anak.
    3. Buku Daftar II b = Pidana Bersyarat Dewasa.
    4. Buku Daftar III = Bebas Bersyarat (BB) Anak Negara.
    5. Buku Daftar lV a = Bebas Bersyarat (BB) Napi Anak.
    6. Buku Daftar lV b = Bebas Bersyarat (BB) Napi Dewasa.
    7. Buku Daftar V = Cuti Bersyarat Anak Negara.
    8. Buku Daftar VI a = Cuti Bersyarat Napi Anak.
    9. Buku Daftar VI b = Cuti Bersyarat Napi Dewasa.
    10. Buku Daftar VII = Anak Asuh.
    11. Buku Daftar VIII = Bimbingan Tambahan Bekas Anak Negara dan Bekas Anak Sipil.
    12. Buku Daftar lX a = Bimbingan Tambahan Ex Napi Anak.
    13. Buku Daftar lX b = Bimbingan Tambahan Ex Napi Dewasa.
    14. Buku Daftar X = Permintaan Pelayanan Masyarakat.
    15. Buku Daftar XI = Buku Piket.
  2. Model Kartu Pembinaan, Formulir Surat, Laporan, Dan Berita Acara.
    1. Model : B.1 = Warna Kuning; Kartu Bimbingan dan Penyuluhan Akot.
    2. Model : B.2 = Warna Kuning; Kartu Bimbingan dan Penyuluhan Pidana Bersyarat (P.B.).
    3. Model : B.3 = Warna Merah Muda; Kartu Bimbingan Bebas Bersyarat (BB. Anak Negara).
    1. Model : B.4 = Warna Biru Muda; Kartu Bimbingan dan Penyuluhan Bebas Bersyarat (BB).
    2. Model : B.5 = Warna Putih; Bimbingan dan Penyuluhan Anak Asuh.
    3. Model : B.6 = Warna Hijau Muda; Kartu Bimbingan dan Penyuluhan Klien Cuti PRT/CML.
    4. Model : B.7 = Kartu Bimbingan Klien, untuk klien yang berstatus :
      1. Anak Kembali Orang Tua (Akot/W).
      2. Pidana Bersyarat (P.B.).
      3. Bebas Bersyarat (BB).
      4. Bebas Bersyarat Anak Negara (B.B.A.N.).
      5. Anak Asuh (A.A.).
      6. Cuti Bersyarat (C.B.).
      7. Bimbingan Tambahan (After Care).
    5. Model : B.8 = Surat Tugas.
    6. Model : B.9 = Catatan Hasil Bimbingan dan Penyuluhan.
    7. Model : B.10 = Laporan Ringkas Evaluasi Bimbingan.
    8. Model : B.11 = Surat Pengakhiran Bimbingan.
    9. Model : B.12 = Laporan Pengakhiran Masa Bimbingan Klien.
    10. Model : B.13 = Laporan Bimbingan Klien.
    11. Model : B.14 = Surat Panggilan.
    12. Model : B.15 = Laporan Tentang Klien yang meninggal dunia.
    13. Model : B.16 = Laporan Tentang Klien yang melanggar hukum lagi.
    14. Model : B.17 = Berita Acara Serah Terima Klien Pemasyarakatan.
  1. Model Laporan Perkembangan.
    1. Model : PB.1 = Laporan Perkembangan Klien Pidana Bersyarat (Dewasa/Anak), Bebas Bersyarat (V1, V0.), Cuti PRT/CM.L., Cuti Asimilasi.
    1. Model : PB.1 = Laporan Perkembangan Klien Pidana Bersyarat (Dewasa/Anak), Bebas Bersyarat (V1, V0.), Cuti PRT/CM.L., Cuti Asimilasi.
    2. Model : PB.2 = Laporan Perkembangan Bimbingan Anak yang Dikembalikan Pada Orang Tua/Walinya dengan Surat Keputusan Hakim (AKOT).
    3. Model : PB.3 = Laporan Perkembangan Bimbingan Anak Asuh.
    4. Model : PB.4 = Laporan Perkembangan Bimbingan Anak Sipil Luar L.P.
    5. Model : PB.5 = Laporan Perkembangan Bimbingan Tambahan (After Care).
    6. Model : PB.6 = Daftar Kunjungan Bimbingan/Supervisi.
    7. Model : PB.7 = Daftar Hadir klien.
  1. Model Laporan Berkala.
    1. Model : Lap.1 = Laporan Bulanan Tentang Penyalahgunaan Narkotika dan Obat Terlarang.
    2. Model : Lap.2 = Laporan Bulanan Tentang Rekapitulasi keadaan Bimbingan Klien.
    3. Model : Lap.3 = Laporan Bulanan Tentang Klien Pemasyarakatan yang dibimbing oleh Badan/Perkumpulan Swasta.
    4. Model : Lap.4 = Laporan Triwulan Tentang Keadaan Anak Asuh
    5. Model : Lap.5 = Laporan Triwulan Tentang Peminat Pengasuh Perorangan/Perkumpulan.
    6. Model : Lap.6 = Laporan lkhtisar Bulanan Jumlah Klien yang dibimbing.
    7. Model : Lap.7 = Laporan Tentang Status Klien yang dibimbing.
    8. Model : Lap.8 = Laporan Tentang Jenis Tindak Pidana.
    1. Model : Lap.9 = Laporan Tahunan Tentang Bimbingan Klien.
    2. Model : Lap.10 = Laporan Tentang Kegiatan Ketrampilan Kerja.
  1. Model Jenis Buku Daftar Permintaan Litmas dan Jurnal
    1. Buku Daftar A.1 = Litmas Sidang Pengadilan Negeri Klien Dewasa.
    2. Buku Daftar A.2 = Litmas Sidang Pengadilan Negeri Klien Anak
    3. Buku Daftar B.1 = Litmas Pembinaan Napi Dewasa Permintaan Lembaga Pemasyarakatan.
    4. Buku Daftar B.2 = Litmas Pembinaan Napi Anak dan Anak Negara Pemintaan Lembaga Pemasyarakatan.
    5. Buku Daftar C.1 = Litmas Bimbingan Klien Dewasa Permintaan Balai Bapas lain.
    6. Buku Daftar C.2 = Litmas Bimbingan Klien Anak Permintaan Balai Bapas lain.
    7. Buku Daftar D.1 = Litmas Pembinaan Klien Dewasa Permintaan Instansi lain.
    8. Buku Daftar D.2 = Litmas Pembinaan Klien Anak Permintaan lnstansi lain.
    9. Buku Daftar E = Jurnal Beban Kerja.
  2. Model Laporan Penelitian Kemasyarakatan
    1. Model : L 1 = Litmas Pengadilan Negeri.
    2. Model : L.2 = Litmas Bimbingan Klien B.B.
    3. Model : L.3 = Litmas Pembinaan Dalam L.P.
    4. Model : L.4 = Litmas Calon Anak Asuh.
    5. Model : L.5 = Litmas Orang Tua/Wali Calon Anak Asuh.
    6. Model : L.6 = Litmas Calon Keluarga Asuh.
    7. Model : L.7 = Litmas Calon Pengasuh oleh perkumpulan Sosial.
    8. Model : L.8 = Litmas Untuk lnstansi lain.
  1. Model Berkas Klien Pemasyarakatan.
  2. Buku Model Laporan Hasil Sidang:
    1. Buku Model F = Buku laporan hasil mengikuti sidang Pengadilan Negeri.
    2. Buku Model G = Buku laporan hasil sidang Tim Pengamat Pemasyarakatan di Lembaga Pemasyarakatan.
    3. Buku Model H = Buku laporan hasil sidang Tim Pengamat Pemasyarakatan di Balai Bapas.